どうしたらターゲットがキープできるか
ターゲットの設定がうまく行ったら今度はそのマネージが重要になってきます。組織によってはこれら負の要素がカルチャーとして組み込まれてしまっているケースもあります。このような場合にはことさら意識して制御する仕組みを導入する必要です。一度あなたの組織のカルチャー評価をしてみることを薦めます（カルチャー評価）。
それでは、ターゲットをキープするための重要なポイントを整理してみます。
１．個別の業務担当者が主目標をいつも意識できるようにする
２．官僚主義は必ず発生してしまうことを前提にルールを構築する
３．メンバーのモチベーションを上げる
４．長期独裁政権を組織内につくらない
５．メンバーの基礎教育
６．組織の柔軟性を確保する
これらについて、以下に簡潔に解説をしていきます。
１．主目的をいつも意識させるようにする
一般に最終ターゲットの達成を容易にするため、担当ごとに各細分化したサブターゲットが設定されますが、それが細かくなればなるほど担当チームにとっては全体が見えにくくなります。内容的にも専門性やテクニカルな要素が増えてくるので、そうした技術論に陥りやすい性質を持っています。
例えば経費節減は利益を確保するという目的のためのサブターゲットですが、経理担当者がそれを進めすぎて販促に必要なものも買えず、労働環境の悪化で離職率が上がるというようなことになれば、主目的にとってむしろマイナス です。内部の合理化のために基準をつくるのはよいが、その運用が厳格すぎて組織の柔軟さを欠き、結果顧客に不満をもたらすなど、こうした例は枚挙に暇が ありません。
対策としては絶えず最終目的はなにか社員が意識するような仕組みをつくることです。具体的には、最終目標ごとにプロジェクトチームを組織し各部門から代表を参加させる、最終目標の達成度をサブ組織の給与水準に反映する、トップの考え方をイントラネットなどでこまめにアップデートする、などがあ ります。方法は多様に考えられますが、以下のポイントを押さえることが必要です。
- 各担当部の代表が全体の意思決定に関与する
- 各担当部の評価、報酬が主目標と連動する
- 各社員が主目的をリアルタイムで理解する意思伝達ルートを持つ
- 各部間の人的交流、情報交換
２．官僚主義は必ず起こる ことを前提にする
例えば、ある成長期の会社が人材の確保に躍起になっています。そこで人事部が、ともかく多くの人を面接し、優秀な人材を数多く確保すること を使命として課せられたとします。
これは商品の販売機会を逃さず売上げを伸ばすという主目的に対する副次的な目的です。ところが、市場環境が急変し需要が減退しても、人事部は相変わらず必死になって人材の確保に走ります。そして人員増の目標を達成した数ヵ月後に大規模なリストラがアナウンスされた・・・・というのは実際に筆者が目撃したある歴史ある企業の例です。これは官僚主義の典型的な症状です。それぞれ社員は会社のためにと考えて一生懸命なのだが、それでもこういうことが起きてしまうのです。
官僚主義とは社員の善意・悪意とは基本的に関係なく発生します。放っておいたら間違いなく発生するものなのだ認識することが重要です。官僚主義で担当者を責めるのはたやすいが、それが起きないように対策を立てるのがマネージメントの責務 なのです。
官僚主義の特徴は、担当者に罪悪感がないことです。現在の方法が目的を効率的に行う最も効率的で実証された方法であるという意識、また、過去に今のやり方で多くの事例を対処してきたという安心感が根底にある のです。そしてルーチン化が進むと人は行動の意味を意識しなくなります。腹がすいていようといまいと毎日朝食をとるのと同じで、意味など考えない方が生きていきやすい面があるの です。
従って、官僚主義をなくすためには意図的に意識をかき回していく必要があります。例えば、「それは私の仕事でない」という発言をした社員は直ちに減給し、それが重なれば退職勧告するというようなメッセージをトップが出すなどが考えられ ます。あるいは社員の評価項目の中に、「他部署に積極的に働きかけ社内プロセスを改善した」といったものを含めるなども良い方法です。また、既存の見識を超えた行動を促すため、あらゆる場面でブレインストーミングの手法を活用させるということも重要 です。