同時進行の技を極める
並行処理とは簡単に言えば、同時に二つ以上の業務を行うことです。 人は一度に一つのことしかできませんが、どのような作業でも待ち時間というものがあります。そこでこの待ち時間を積極的に活用することで実質的に二つ以上の仕事を同時にこなすことができるのです。
並行処理とは、例えば新幹線の中で会議録を作成するというようなことです。自分の体は目的地に向かって進んでいますが、同時にパソコンで 他の作業をしているので、２つのことを同時にしています。さらに、新幹線に乗る前に電話で納入業者に見積もり書の依頼をしたとすれば、３つの作業が同時並行で流れていることになります。この３つの業務を順番に行っていたら大変な時間がかかるところをこの人は新幹線に乗っている時間で全て片付けることができます。
しかし、もしこの人が新幹線に乗る際に手帳やパソコンを持っておらず、また、業者の連絡先を把握していなかったとしてら、新幹線に乗っている時間はただの移動時間として終わってしまいます。要するに、「段取り」を考えることが極めて重要ということです。
もし身の回りの業務が非効率だと感じたら、このような並行処理がうまく機能していないのかもしれません。その場合は、現在の業務フローを簡単に書き出してみましょう。そして各業務 の構成要素とその前後関係が明らかできたら、業務のフローが全体として最適化されているか判定することができます。
例えばあなたが今日中にプレゼン企画を取りまとめ、同時にある商品の調達を行う必要があるとします。合理的に進めるには業務を分解して手順を並べてみることが必要にな ります。
業務系統Ａ 企画の整理→ワープロ打ち→事前打ち合わせ
業務系統Ｂ 卸業者との調整→発注→商品受入れ検品
上記の場合、２本の独立したフローができますが、これを並行処理できるかということがポイントにな ります。キーは待ち時間がどこに発生するかです。例えば発注後納品までに３時間かかるなら、その間に企画の整理から印刷製本までができるかもしれ ません。あるいは、商品調達はそれほど時間がかからず、誰か他の人がワープロを打つ手はずになっているなら、企画を済ませた後、ワープロが打ち上がるまでが待ち時間とな ります。この待ち時間に他の仕事を入れるのがベストなのです。そのあたりを読んだ上で仕事の順序を決めていきましょう
例１）
企画→ワープロ依頼→→→→→→→→→→→→→→ワープロ完成→事前打ち合わせ
業者調整→発注→受け入れ検品
例２）
業者調整→発注 →→→→→→→→→→→→→→→→→→受け入れ検品
企画→ワープロ打ち→事前打ち合わせ
上記のケースで、 最初に確認すべきは、業務系統Ａと業務系統Ｂのどちらが時間がかかるかです。もし、例１）のように系統Ａの方が長い場合は、どんなに並行処理を行っても総作業時間は系統Ａに必要な時間を下回ることは ありません。しかし一方、系統Ａの業務の一部が妨げられたら、その分確実に総作業時間は伸びるのです。例えば、ワープロ依頼のタイミングが３０分遅れたら、総作業時間はその分３０分伸びてしま います。
従って、長くかかる方の業務はできるだけすみやかに進行させ、その待ち時間に短いほうの仕事をするのが定石とな ります。そして、自分が単に待つだけの時間が出来たらこれまでたまっていた、こまごました仕事を順に片付けていきましょう。
時間管理のコツは、業務の山におもむろに取り掛かるのでなく、ちょっと一息ついてうまい段取りを考えることなのです。
なお、この最適化の考えを組織に適用することももちろん可能ですが、その場合には全体を俯瞰できる人なり、チームなりを配置することが必要です。何故ならいくつもの業務フローが同時に流れ、しかも担当する人が大勢いる ので、そのような人がいなければいわゆる部分最適となって、全体の合理化に至らないからです。また、効率化のためにコンピュータシステムを導入する例がよくあ りますが、この法則を無視して導入すれば、多額の投資をしても作業時間短縮が達成できない可能性 があるので十分な注意が必要です。