情報共有が持つパワーを認識しよう
情報には独占して利益が得られるものと、共有して価値が出るものの両方が存在します。ここでは後者について考えてみます。
情報は全ての活動に指針を与えるものであり、その活用の仕方次第で大きく結果が異なってきます。そういう意味で情報の重要性については改めて述べるまでもないのですが、こと情報を共有するという点に関しては後回しにされることが多いものです。例えば誰かが用意してくれた情報は皆利用するけれども、自分から積極的に提供しようとする人は稀です。そのため、共有情報のアップデートが疎かになり、データベースにあるのがおよそ使えない古い情報ばかりということもしばしば発生します。
それではなぜ情報の共有がそれほど重要なのでしょうか。それを理解するために、情報共有が生み出すメリット について整理してみましょう。大きく分けると次の５つの効果が期待できます。
①時間の節約
複数の人が同じ情報を探すことがなくなり、手間と時間が節約できます。
②情報の質の向上
共有されるのは他人のスクリーニングを経た情報であり、利用価値が高くなります
③ゴールや状況認識に関する共通理解
同じゴールを持つチームが一体感を持って協力し合う土台を作ります
④その情報を最も有効に活用できる人のアクセス
情報は必ずしもそれを入手した人が活用できるとは限りません。それを最も有効に使うことのできる人に提供することで多くの価値を生むことがあります。また、他人があなたにとって非常に有益な情報を提供してくれるきっかけにもなり、組織内で情報所有の適正化が実現します。
⑤情報共有がブレーンストーミング的効果を生み、新たな価値の創造を促す
情報共有の過程で、ディスカッションがなされる機会が増え、一人では思いつかなかったアイデアに結びつく可能性が高くなります。
またこの他に、大きな組織では、ベストプラクティスを共有したり、あるいはよくある失敗を避ける目的で情報の共有がなされ、組織全体で高い業務品質を実現するのに役立っています。今後ますます重要になってくる概念です。