何がボトルネックなのか考える習慣をつける
ボトルネックとはビンの首のことですが、仕事の流れを水に例えるとわかりやすいため多用される用語です。パイプの一部分がくびれていると、他の部分がどんなに太くても流れる水の量は少しになってしまいます。ですから、水をたくさん流そうと思えばまずこの「くびれ」を解消する必要があるのです。
仕事の上で「くびれ」とはどんなことでしょうか。例えば病院で待合室を増やしたり、あるいは駐車場を整備したのにドクターの数が今までどおりなら、患者さんが呼ばれるスピードは変わらず、大混乱になります。それではとドクターの数を増やしても、検査機器の数が極端に少なければやはり診断の作業がはからず、期待したほど成果が出ません。プロセスのどこにくびれがあっても最終的な作業の効率はそこで制限されてしまうのです。
そこで、最も制約が厳しいところを探し出してくびれを解消していこう、というのがボトルネック理論の基本です。病院では、あまり患者が待たされれば怒り出しますので、ボトルネックがどこなのか比較的明らかになりやすいと言えます。ところが、通常の職場では部署が違うとその先でどうなっているか関心がなくなるため、非効率があっても大変気づきにくいのです。また、仮に気づいても放置されるケースもあります。ほとんどの方が書類の決裁で延々待たされ仕事にならなかった経験をお持ちだと思いますが、それを不可抗力としてあきらめ、書類 は一週間かかるのが当たり前というように感覚が麻痺してしまう事も稀ではありません。
ボトルネックを発生させないためには、プロセス全体を最初から最後まで見る人を置くことです。プロセスの一部しか関与していない人は、自分の持ち場だけを最適化しようとし、それが 最終成果にどの位貢献しているか理解できません。そのため後がつかえていても大量に仕事を流したり、反対に遊休設備を抱えてなかなか届かない部品を無意味に待っていたりするのです。